秦皇岛市物业管理办公室关于加强全市业主大会业主委员会制度建设的通知
秦房物字[2006]17号
各区、县物业办，各业主大会、业主委员会：
为了规范全市业主大会、业主委员会的活动，维护业主的合法权益，保证业主大会、业主委员会的各项活动依法进行，根据《物业管理条例》、《业主大会规程》的有关规定，结合我市实际，在全市着重建立以下四项制度，请各单位认真抓好落实。
一、会议制度
业主大会会议分为定期会议和临时会议。业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定召开，经20%以上的业主提议，业主委员会应当组织召开业主大会临时会议。
召开业主大会会议，应当于会议召开15日以前通知全体业主。住宅小区的业主大会会议，应当同时告知相关的居民委员会。业主委员会应当做好业主大会会议记录。
业主大会作出决定，必须经与会业主所持投票权1/2以上通过。业主大会作出制定和修改业主公约、业主大会议事规则，选聘和解聘物业管理企业，专项维修资金使用和续筹方案，以业主大会名义起诉等重大事项的决定，必须经物业管理内全体业主所持投票权2/3以上通过。
业主委员会会议由主任或副主任召集和主持，经三分之一以上委员提议或者业主委员会主任认为有必要的，应当及时召开业主委员会会议。业主委员会会议应当有过半数委员出席，作出决定时应当经全体委员半数以上同意，每名委员拥有一票表决权。业主委员会会议应当作书面记录，由出席会议的委员签字后存档。
业主大会、业主委员会的一切事务都必须由会议集体讨论决定。其决定应当以书面形式在物业管理区域内及时公告。
二、公章管理制度
业主委员会公章要由主任或指定的专人保管。使用公章由业主委员会主任根据业主委员会会议决定使用，并建立公章使用的登记记录。同时要制订印章管理使用规定，违反印章使用规定，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担相应的责任。
三、请示报告制度
业主委员会要建立重大事项报告制度。如选聘、解聘物业企业，物业维修基金的续筹，重大事故或者紧急事件需要及时处理的，或者其他重大事项发生等需及时书面报告区、县物业主管部门和所在辖区的街道办事处，并告知社区居民委员会。
四、交接制度
业主委员会委员资格终止的，应当自终止之日3日内将其保管的档案资料、印章及其他属于业主大会所有的财务移交给业主委员会。主任变更或增补委员的要履行变更或增补手续，有记录并报物业主管部门备案。
业主委员会换届选举的，原业主委员会应当在其任期届满前之日起10日内，将其保管的档案资料、印章及其他属于业主大会所有的财务移交新一届业主委员会，并做好交接工作。
因物业管理区域发生变更等原因导致业主大会解散的，在解散前，业主大会、业主委员会应当在区、县物业主管部门和街道办事处的指导监督下，做好业主共同财产清算工作。
二○○六年六月二十二日
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